ChatGPTを使ったドキュメント業務実践

Published on: 2025/02/08

CTOとして2年以上が経ち、業務におけるドキュメント作成の割合が増えてきました。これまではコーディング業務で積極的にChatGPTを活用していましたが、ドキュメント作成でも同様に活用できないか試しているところです。

その中で、「これはやったほうが良い」「これは難しいかも」といったポイントがいくつか見えてきたので、まとめてみます。

フォーマットの重要性

ドキュメントを作成する際、事前にフォーマットを明確に定めることが重要だと感じました。何も指定しなくてもそれなりに出力してくれますが、最終的には人間が読む必要があるため、認知負荷を下げるためにも所定のフォーマットを設定し、それに沿った出力を依頼するのがベターです。

また、すでに社内に参考となるドキュメントがある場合、それを添付ファイルとして提供することで、より適切な出力を得ることができそうです。

プロジェクト機能の活用

フォーマットや添付ファイルを毎回アップロードするのは手間がかかるため、プロジェクト機能を積極的に活用すると効率的に運用できると感じました。特に継続的に同じ種類のドキュメントを作成する場合、プロジェクト機能を利用することで一貫性のあるドキュメントが得られます。

学習機能はオフが無難

ChatGPTには、アップロードしたファイルや指示内容を学習に利用するかどうかを設定できる機能があります。基本的に悪用されることはないとは思いますが、念のためオフにしておくのが安全です。

また、設定をオフにしていたとしても、個人情報や機密情報はアップロードしないほうが無難でしょう。

集計は得意、考察はやや不十分

CSVデータを読み込ませて集計する作業は、非常に得意だと感じました。Excelで関数を駆使して集計するよりも楽に結果が得られることが多いです。

一方で、集計結果をもとにした深い考察はやや苦手な印象があります。ただし、Geminiなどと比較すると意味推論の精度は高く、雑にデータを渡してもそれなりに意図を汲んだ結果を返してくるため、指示を与える際の負担は少なくて済みます。

最終判断は人間が行う

ChatGPTによるドキュメント作成は便利ですが、最終的な品質のチェックは人間が行う必要があります。特に、コーディング業務ではコンパイルや自動テストによって正誤を判断できますが、ドキュメント作成では「正しく、かつ読みやすいかどうか」を判断するのは人間の役割になります。

また、AIが生成したと感じられる文章は、読者に「この内容は本当に正しいのか？」と不信感を抱かせる可能性があります。そのため、自然な文章に整えることが重要です。特に、専門的なドキュメントの場合は、生成結果をそのまま使うのではなく、適宜修正を加えることで、読み手の認知負荷を下げ、信頼性の高いドキュメントを作成できるでしょう。

まとめ

ChatGPTをドキュメント作成に活用する際、以下のポイントが重要だと感じました。

フォーマットを事前に定めることで認知負荷を下げる。
プロジェクト機能を活用することで継続的な作業を効率化。
学習機能はオフに設定し、安全性を確保する。
集計業務には強いが、考察は不十分な場合があるため、適切に活用する。
最終的な品質チェックは人間が行うことで、信頼性の高いドキュメントに仕上げる。

今後も試行錯誤しながら、より効果的な活用方法を模索していきたいと思います。